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1. Helmholtz Sustainability Summit: Forschen und arbeiten in der Helmholtz-Gemeinschaft mit Nachhaltigkeitsanspruch - leichter gesagt als getan

 

Dokumentation zu umgesetzten Nachhaltigkeitsmaßnahmen:

Die Dokumentation der umgesetzten Nachhaltigkeitsmaßnahmen beim 1. Helmholtz Sustainability Summit ist fertiggestellt. In dieser Dokumentation wird beschrieben, welche Maßnahmen ergriffen worden sind und wie diese umgesetzt wurden. Ebenso werden die verschiedenen Zertifikate der Dienstleister offen gelegt.

Sie können die Dokumentation zu den umgesetzten Nachhaltigkeitsmaßnahmen vom 1. Helmholtz Sustainability Summit über einen Klick auf das Logo herunterladen. 

AK_FNH_Logo


(Für den Download bitte auf das Logo klicken)

 

Der 1. Helmholtz Sustainability Summit ist eine zertifizierte klimafreundliche Veranstaltung (Link zum Zertifikat)

Die Gesamtemissionen der Veranstaltung waren 22.346 kg CO2

An beiden Tagen des  1. Helmholtz Sustainability Summits beteiligten sich im Durchschnitt 200 Teilnehmende

56% der Teilnehmenden sind mit der Bahn angereist,  38% mit dem ÖPNV und nur 6% mit dem Flugzeug

Der 2. Helmholtz Sustainability Summit wird am 12. und 13. November 2020 in Hamburg beim DESY stattfinden

 
Eine finale Kostendokumentation sowie einen Nachhaltigkeitsbericht mit den Protokollen aus den Workshops wird voraussichtlich Anfang Februar 2020 zur Verfügung gestellt.

Klimafreundliche Veranstaltung Mit dem Kompensationsgeld unterstützt atmosfair viele tausend arme Kleinbauern in Indien dabei ihre bisher wertlosen Ernteabfälle zur Stromerzeugung weiterverkaufen zu können. Somit werden fossile Kraftstoffe durch erneuerbare Energieträger ersetzt und zusätzliche Einkommensmöglichkeiten für Kleinbauern geschaffen.

Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.atmosfair.de/de/klimaschutzprojekte/biogas-biomasse/indien_stromerzeugung/


 

Nachhaltigkeit als Eventziel

Wir wollen bei diesem 1. Helmholtz Sustainability Summit nicht nur mit Ihnen thematisch auf breiter Basis darüber diskutieren, was Nachhaltigkeit in der Forschung der Helmholtz-Gemeinschaft bedeutet, sondern auch Nachhaltigkeit bei der Planung und in der Umsetzung des Summits berücksichtigen. Daher werden schon bei der Planung sowohl ökologische, ökonomische sowie soziale Aspekte berücksichtigt. Wir haben uns das Ziel gesetzt, diese drei Aspekte bei der Planung des Summits in Einklang zu bringen, möglichst viele nachhaltige Maßnahmen umzusetzen und diese transparent zu kommunizieren.

 

Eventmanagement

Damit der Sustainability Summit 2019 nachhaltig umgesetzt werden kann, ist der Einsatz eines auf den Summit abgestimmten „Event-spezifischen“ Managementsystems unabdingbar. Dies beinhaltet Umweltbelastungen finanzielle und soziale Auswirkungen bereits im Vorfeld entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu analysieren und zu optimieren.

Sowohl das DLR-Veranstaltungsmanagementservice-Team als auch der Nachhaltigkeitskoordinator der Helmholtz-Gemeinschaft sind zu eventspezifischen Nachhaltigkeits- und Umweltbelangen ausgebildet.

Nachhaltigkeits- und Umweltaspekte erhalten damit bei der Planung, bei der Umsetzung bis hin zur Nachbearbeitung verstärkt Einzug. Die nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse und die Messbarkeit definierter Ziele sind der Schlüssel zum Erfolg für unser nachhaltiges Eventmanagement.

Aus diesem Grund bevorzugen wir bei der Planung und Umsetzung des Sustainability Summits 2019 die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die nachweislich nachhaltig wirtschaften. Außerdem streben wir regionale Kooperationen an, wobei uns etablierte Zertifizierungen und Umweltkennzeichen ebenfalls wichtig sind. In der Zusammenarbeit mit Eventdienstleistern und Lieferanten ist es für uns entscheidend, dass die Menschenrechte ohne Einschränkung geachtet werden.

 

Nachhaltig kommunizieren, was wir tun

Bei der Planung des 1. Helmholtz Sustainability Summits möchten wir nicht nur auf eine nachhaltige Organisation und Durchführung der Veranstaltung achten, sondern auch darüber informieren und berichten, welche Ziele verfolgt wurden und ob diese umgesetzt werden konnten. Dies wird über die Homepage und durch eine digitale Nachberichterstattung in Textform geschehen. In einem Bericht wird neben den verschiedenen Workshop-Inhalten darüber informiert, welche nachhaltigen Maßnahmen bei der Umsetzung des Summits funktioniert haben, wo es eventuell Probleme gab, wie diese möglicherweise gelöst worden sind und wo bei der nächsten Veranstaltung nachgebessert werden kann. Denn eine transparente Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Nachhaltigkeit.

 

Beschaffung von Veranstaltungsleistungen nach Nachhaltigkeitskriterien

Einen nachhaltig zu organisierenden Summit braucht den Nachweis der Nachhaltigkeit in der Lieferkette. Nachweise zur Herkunft der eingesetzten Materialien und Produkte sowie Informationen zur Umwelt- und Gesundheitspolitik und zur Geschäftsethik der beauftragten Dienstleister und Lieferanten sind absolute Grundlage, um als Veranstalter glaubwürdig und transparent zu sein.

Nachhaltig zu beschaffen bedeutet für uns, Waren, Materialien und Dienstleistungen zu beziehen, die umweltschonend, ressourceneffizient und unter möglichst geringen gesundheitlichen Belastungen sowie sozialverträglichen Arbeitsbedingungen erbracht werden.

Da heutzutage die Lieferketten bis in die Länder der Dritten Welt reichen, verschaffen wir uns als verantwortlich handelnde Planer einen Überblick über die sozialen und ökologischen Standards unserer Veranstaltungspartner. Zudem wurde mit der Beauftragung des Dienstleisters vereinbart, dass über die anfallenden Personaleinsatzzeiten eine transparente Übersicht erstellt und vorgelegt wird.

Bevorzugt werden nach einer Analyse Location, Hotels und Cateringbetriebe als auch Lieferanten und Eventdienstleister, die nachweislich nachhaltig wirtschaften und dabei einen möglichst kleinen ökologischen Fußabdruck hinterlassen! Durch die Kooperation mit lokalen Anbietern erzielen wir zudem eine positive Nachhaltigkeitswirkung für die Region.

Teilnehmermanagement
Teilnehmermanagement

Über den DLR-Rahmenvertragspartner verwenden wir ein online-basiertes Multitool zur zentralen Verwaltung aller veranstaltungsrelevanten Daten, wie z. B. Teilnehmerregistrierung, -verwaltung und nutzen somit ein effizientes und nachhaltiges Werkzeug zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Hierbei profitieren wir vom papierlosen onlinebasierten Anmeldevorgang und verzichten auf Rückmeldungen per Fax.

Veranstaltungsorte und Unterkünfte
Veranstaltungsorte und Unterkünfte

Neben Informationen zu Umweltzielen war bei der Auswahl der Hotels und der Konferenzorte der Nachweis zur unternehmerischen Verantwortung für Nachhaltigkeit ausschlaggebend. Ebenso spielte die Fragestellung zu einem gelebten Diversity Management, zur Sozialkompetenz und Lohngerechtigkeit als auch zu dem Vorhandensein eines Prädikats „barrierefrei“ eine Rolle.

Um den regionalen und lokalen Mobilitätsaufwand so gering wie möglich zu halten, wurde die Unterkunft so gewählt, dass eine Anreise mit dem ÖPNV zum Veranstaltungsort MDC möglich ist.

Um die Kosten für die Miete des Veranstaltungsorts möglichst gering zu halten, ist ein Konferenzzentrum ausgesucht worden, welches zu einem Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft gehört. Ebenso ist darauf geachtet worden, dass der Veranstaltungsort barrierefrei zugänglich ist. All diese Kriterien wurden schon bei der Auswahl des Veranstaltungsortes herangezogen.

Catering
Catering

Beim Catering achten wir bei der Auswahl der Cateringpartner auf Umwelt- und Sozialstandards. Ebenso wird bei der Zusammenstellung der Speisen auf die Verwendung von pflanzlichen und tierischen Lebensmitteln aus ökologischer Erzeugung geachtet. Vor allem regionale Speisen und Getränke werden gezielt ausgewählt. Auf Flugwaren aus Übersee, wie bspw. exotische Früchte, Fisch und Fleisch wird verzichtet.

Damit auch die Freude am Genuss nicht zu kurz kommt, werden im Rahmen des Teilnehmermanagements, im Vorfeld der Bedarf an Speisen, kulturellen Spezifikas, Allergenen, bei den Gästen abgefragt. Zudem sollen die Gäste vor Ort über den Cateringpartner Informationen zur Nachhaltigkeit der Speisen und Getränke erhalten. Als Caterer wurde die Firma Tafelservice genommen. Diese arbeiten nach Nachhaltigkeitsstandards (siehe Link) und besitzen ein aktuelles Biozertifikat (siehe Link).

Inklusion
Inklusion

Menschen mit körperlichen, kognitiven und altersbedingten Beeinträchtigungen haben laut Gesetz das gleiche Recht auf Zugang zu einer Veranstaltung wie Menschen ohne Behiderung. Barrierefreiheit ist hierbei die erste Voraussetzung für eine gleichberechtigte Teilnahme.

Im Rahmen des Teilnehmermanagements werden auf der Webseite der Konferenz entsprechende Hinweise und Bedarfsabfragen kommuniziert. Der Konferenzort ist barrierefrei und bietet rollstuhlgerechte Zugänge und Räumlichkeiten.

Das Servicepersonal gibt den Teilnehmern und Teilnehmerinnen gerne kompetente Auskunft zu den barrierefreien Einrichtungen und der inklusiven Servicequalität bei der Veranstaltung.

Anreise und Mobilität
Anreise und Mobilität

Im Rahmen des Teilnehmermanagements informieren wir rechtzeitig unsere Gäste über die Angebote zur klimafreundlichen Optimierung ihrer An- und Abreise. Wir fragen im Rahmen der Registrierung ab , wie die Anreise zum Veranstaltungsort (Flug, Zug, Pkw) erfolgen wird. Mit dem Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn reisen unsere Gäste einfach und komfortabel zum günstigen und bundesweiten Festpreis. Durch die direkte ICE Anbindung nach Berlin können die Teilnehmer bequem und umweltfreundlich den Veranstaltungsort mit der Bahn erreichen. Zudem reisen die Teilnehmer und Teilnehmerinnen in den Fernverkehrszügen mit 100 % Ökostrom und verringern damit nachhaltig den CO2-Ausstoß unserer Veranstaltung.

Informationen zu dem umfangreichen ÖPNV-Angebot unter Beachtung von greenmobility rundet unser umweltfreundliches Mobilitätskonzept ab.

Drucksachen
Drucksachen

Bereits bei der Gestaltung der eventspezifischen Drucksachen haben wir auf ein klimafreundliches Druckmanagement geachtet. Alle Druckerzeugnisse werden in der DLR-Haus-Druckerei erstellt. In der DLR-Haus-Druckerei kommen ausschließlich schadstofffreie, umweltverträgliche Papiere und Farben zum Einsatz. Lacke und Öle finden keine Verwendung.

CO2-Vermeidung, -Verminderung, -Kompensation
CO2-Vermeidung, -Verminderung, -Kompensation

Die Berechnung der CO2 -Bilanz (Carbon Footprint) ist ein wesentlicher Baustein im Klimaschutz. Bei der CO2 -Bilanz des Sustainability Summits 2019 werden alle relevanten Treibhausgasemissionen berechnet und ausgewiesen.

Die CO2 -Werte werden von atmosfair berechnet und die Kompensation erfolgt über den CDM-Goldstandard. Im Mittelpunkt der Bilanzierung steht die 1,5 tägige Veranstaltung inklusive Planungsaufwand.

Hierzu werden die Besuchermobilität, Catering und Übernachtungen, der Energiebedarf, eingesetzte Materialien und Abfälle sowie die Logistikaufwendungen bilanziert. In diesem Sinne fließen vor allem die Aufwendungen der Partner und Dienstleister sowie Organisatoren in die Bilanzierung mit ein.